|
Anno 2023 is het bijna niet voor te stellen, maar er zijn nog steeds bedrijven die geen digitale werkomgeving hebben opgebouwd. Heb jij zo’n bedrijf? Geeft niet, het is nooit te laat om te beginnen. Je digitaliseert je bedrijfsadministratie en andere zaken makkelijk met een document management systeem, oftewel een DMS. Zo’n systeem helpt je met het digitaliseren van je bedrijf, maar welke stappen je zelf al kan zetten, dat lees je hier. Organiseer een gedeelde opslagWanneer je met meerdere mensen werkt, is het natuurlijk heel erg verstandig om te zorgen dat iedereen bij alle documenten kan, of op z’n minst bij de noodzakelijke documenten. In dit DMS zie je alle documenten makkelijk in één oogopslag, wie de documenten mag bewerken en wie de documenten heeft bewerkt. Een goed systeem geeft je ook de mogelijkheid om documenten door te sturen naar de volgende afdeling en daarna te archiveren in een digitaal archief. Feitelijk is een goede digitale opslag een archiefkast, maar dan op de computer. Digitaliseer facturenWerk vanaf nu ook niet meer met facturen op papier en vraag leveranciers om dit ook niet meer te doen. Alle inkomende en uitgaande facturen sla je makkelijk op in de digitale opslag. Zo houdt je makkelijk bij welke facturen er zijn binnengekomen, welke al zijn betaald en welke nog betaald moeten worden. Dit betekent overigens niet dat je minder strikt hoeft te zijn wat betreft tijd. Net als bij facturen op papier is het onbegonnen werk om een paar dagen voor de deadline de volledige administratie uit te zoeken. Je gaat dan geheid fouten maken. Houd ook nu je facturen bij en upload ze direct in de opslag. Werk samen met je boekhouderHet digitaal bijhouden van je bedrijfsadministratie scheelt een hoop tijd. Je hoeft bijvoorbeeld niet meer met dozen facturen en bonnetjes te slepen in de richting van je boekhouder. Een goed systeem heeft de mogelijkheid om boekhouders toegang te geven tot jouw opslag. Zorg er daarom voor dat jouw boekhouder ook daadwerkelijk toegang heeft. Hij of zij kan je bovendien veel makkelijker door het financiële bos heen helpen. Begin op een handig momentTuurlijk, het is prima om nu te beginnen. Toch is het misschien verstandiger om te starten tijdens het begin van een nieuwe maand, kwartaal of jaar. Dit scheelt jou overzetten van documenten. Alle noodzakelijke gegevens staan dan netjes op één plek.
|
Veelgestelde vragen
Wat is een Document Management Systeem (DMS) en waarom nodig voor digitalisering?▼
Een DMS is een digitaal systeem waarmee je bedrijfsdocumenten georganiseerd kunt opslaan en beheren. Het helpt je bedrijf te digitaliseren door alles op één plek beschikbaar te maken, toegang te controleren en efficiënter samen te werken.
Hoe digitaliseer ik mijn facturen het best?▼
Stop met papieren facturen en sla alle inkomende en uitgaande facturen direct in je digitale opslag op. Dit helpt je bij te houden welke facturen betaald zijn en welke nog open staan. Upload ze onmiddellijk na ontvangst voor het beste overzicht.
Kan mijn boekhouder toegang krijgen tot mijn digitale opslag?▼
Ja, een goed DMS-systeem biedt de mogelijkheid boekhouders toegang te geven tot je opslag. Dit scheelt veel tijd en je hoeft niet meer met dozen documenten naar je boekhouder te gaan.
Wanneer is het best moment om te beginnen met digitalisering?▼
Het is verstandig om te starten aan het begin van een nieuwe maand, kwartaal of jaar. Dit voorkomt dat je veel bestaande documenten hoeft over te zetten en zorgt voor een schone start.
Welke voordelen heeft een gedeelde opslag voor mijn team?▼
Een gedeelde opslag zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot noodzakelijke documenten, je ziet wie wat heeft bewerkt, en je kunt makkelijk documenten doorsturen naar andere afdelingen en archiveren.
